Zásady zpracování osobních údajů

Pro zákazníky, dodavatele, marketing a návštěvníky webových stránek

Ve společnosti GIGA FACTORY s.r.o. se sídlem Rybná 716/24, Praha 1 – Staré Město, PSČ 110 00, IČ:06576737, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 284658 (dále též jen „Společnost“) věnujeme ochraně osobních údajů velkou pozornost. V souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále též jen „nařízení“ nebo „GDPR“) jsme se proto rozhodli vydat tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“).

Účelem tohoto dokumentu je především poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje Společnost jako správce zpracovává o fyzických osobách při podnikatelské činnosti, jakým způsobem, k jakým účelům a jak dlouho, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů:

  • našich zákazníků a uživatelů služeb,
  • našich dodavatelů a obchodních partnerů
  • zástupců těchto zákazníků (uživatelů), dodavatelů a obchodních partnerů či jejich kontaktních osob,
  • zájemců o naše služby,
  • osob, kterým zasíláme obchodní sdělení
  • návštěvníků našich webových stránek

Sdělení pro osoby, které reagují na některý inzerát zveřejněný na webových stránkách www.gigaprace.cz: osobní údaje, které zadáváte do formulář, naše společnost nezpracovává. Jsou odesílány přímo autorovi inzerátu, který je správcem osobních údajů z hlediska GDPR. Naše společnost tyto údaje neshromažďuje ani s nimi nijak nenakládá. Ve věci ochrany osobních údajů se obracejte přímo na autora inzerátu.

  • Správce osobních údajů

    Správcem osobních údajů je Společnost (identifikační údaje Společnosti viz výše).
    Kontaktní údaje, kam můžete směřovat své dotazy a požadavky ohledně zpracování osobních údajů:
    poštovní adresa: GIGA FACTORY s.r.o., Rybná 716/24, Praha 1 – Staré Město, PSČ 110 00
    e-mail: dpo@gigaprace.cz

  • Kategorie osobních údajů

    Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je Společnost schopná identifikovat.
    V souvislosti s podnikáním Společnost nakládá následujícími typy (kategoriemi) osobních údajů 1:

    1. Identifikační a kontaktní údaje pro smluvní vztahy

      Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy mezi Společností a vámi nebo jednání o takové smlouvě. Jedná se zejména o váš akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firmu, datum narození, IČO, DIČ, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, podpis apod. Jde i o akademický titul, jméno a příjmení, funkci a podpis vašich zástupců či pověřených osob.

      Kontaktní údaje zpracováváme proto, abychom Vás mohli v případě potřeby v souvislosti se smlouvou kontaktovat, jedná se zejména o telefonní číslo a e-mail váš a vašich zástupců či pověřených osob.

    2. Údaje o službách

      Zpracováváme údaje o tom, jaké služby si u nás objednáváte.

    3. Platební údaje

      Zpracováváme číslo vašeho bankovního účtu a údaje z vaší platební karty, abychom mohli identifikovat vaše platby.

    4. Fakturační údaje

      Zpracováváme údaje, jako jsou vaše jméno a příjmení, fakturační adresa, údaje o zakoupené službě a její ceně, nezbytné proto, abychom vám mohli vystavit vyúčtování za služby a mohli splnit povinnost vést účetnictví, jak nám ukládá zákon.

    5. Údaje z komunikace mezi Společností a zákazníkem

      Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb mezi Společností a zákazníkem. Jedná se o zápisy osobní komunikace se zákazníkem, písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem a záznamy telefonických hovorů.

    6. Údaje získané při registraci na webových stránkách

      Jde o údaje, které zadáte při registraci na našich webových stránkách, jako je akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firma, datum narození, IČO, DIČ, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání.

    7. Cookies

      Pomocí cookies získáváme informace při použití webových stránek Společnosti. Jde záznamy o chování na webových stránkách získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči. Tyto údaje jsou zpracovány pro provoz webových stránek Společnosti, měření návštěvnosti stránek a internetovou reklamu.

    8. Databáze zákazníků a dodavatelů

      Pokud jsme již s někým navázali obchodní kontakt, uchováváme v naší databázi jeho identifikační a kontaktní údaje, jako je akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firmu, IČO, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, telefonní číslo a e-mail. tyto údaje využíváme ke komunikaci, plnění smluv, uzavírání smluv nových, řešení reklamací a servisu.

    9. Údaje pro marketingové účely

      Pro marketingové účely využíváme databázi našich stávajících zákazníků, jakož i seznam osob, které se našimi zákazníky teprve mohou stát. V tomto seznamu máme jejich akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firmu, IČO, adresu trvalého pobytu, adresu sídla nebo místa podnikání, telefonní číslo a e-mail.

      Obchodní sdělení rozesíláme formou listinné korespondence, emailu, internetu, mobilních aplikací a sociálních sítí.

      Pokud jde o zasílání obchodních sdělení elektronickou poštou stávajícím zákazníkům Společnosti o stejných nebo obdobných výrobcích či službách Společnosti, jde o použití osobních údajů, k němuž nepotřebujeme Váš souhlas.

      V ostatních případech jsou tyto údaje používány na základě vašeho souhlasu se zasíláním obchodních sdělení.

    1 Některé osobní údaje spadají do více kategorií, takže se mohou v přehledu i vícekrát opakovat.
  • Účel a právní základ pro zpracování

    Vaše údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro příslušný účel – např. abychom mohli poskytovat služby. Jsou to i případy, kdy sjednáváme novou smlouvu. Povinnost zpracovávat vaše údaje nám stanoví i řada právních předpisů, např. zákon o účetnictví, o DPH, o daních z příjmů atp.

    Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu Společnosti nebo na základě zákona, pro jiné pouze na základě vašeho souhlasu. Ke zpracování osobních údajů z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Společnosti váš souhlas nepotřebujeme. Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány.

  • Doba zpracování a uložení osobních údajů

    Vaše údaje používáme a uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu, kterou nám to ukládají právní předpisy, nebo je potřebujeme k ochraně našich práv. Máme nastavena vnitřní pravidla archivace, která zajišťují, že údaje nedržíme déle, než jsme oprávněni.

    Obecně, základních údaje a údaje o produktech a službách jsme povinni uchovávat na základě zákonů, např. o účetnictví nebo daňových zákonů. Např. faktury se uchovávají 5 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 5 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i smlouvy.

    Po dobu 3 - 5 let uchováváme údaje z důvodu našich oprávněných zájmů, zejména pro případ, že bychom museli předkládat důkazy v soudním sporu, a to s ohledem na promlčecí lhůty podle současného občanského zákoníku.

    Pokud používáme údaje na základě vašeho souhlasu, činíme tak pouze po dobu, po kterou tento souhlas trvá, nemáme-li poté jiný zákonný důvod.

    Konkrétní doby zpracování jednotlivých kategorií osobních údajů pro jednotlivé účely obsahuje níže uvedená tabulka.

    Kategorie osobních údajů Účel Doba zpracování - uchovávání
    1. Identifikační a kontaktní údaje pro smluvní vztahy jednání o uzavření smlouvy 3 roky od konce jednání o smlouvě
    1. Identifikační a kontaktní údaje pro smluvní vztahy
    2. Údaje o službách
    3. Platební údaje
    4. Fakturační údaje
    plnění uzavřené smlouvy – poskytování služeb, řešení reklamací, fakturace 5 let od konce účetního období, kterého se dokument obsahující osobní údaje týká
    3. Platební údaje identifikace a prokázání původu plateb 5 let od konce účetního období, kterého se dokument obsahující osobní údaje týká
    4. Fakturační údaje vystavení účetního či daňového dokladu, vedení účetnictví, placení daní 5 let od konce účetního období, kterého se dokument obsahující osobní údaje týká
    9. Údaje pro marketingové účely zasílání obchodních sdělení elektronickou poštou stávajícím zákazníkům Společnosti o službách Společnosti. 3 roky od posledního poskytnutí naší služby
    9. Údaje pro marketingové účely jiný než výše uvedený marketing služeb

    telemarketing
    po dobu, po kterou nám je souhlas platně udělen - standartně 3 roky

    samotný souhlas a změnu či odvolání souhlasu uchováváme z titulu našich oprávněných zájmů po celou dobu platnosti souhlasu a 5 let poté, co zanikl
    1. Identifikační a kontaktní údaje pro smluvní vztahy
    2. Údaje o službách
    3. Platební údaje
    4. Fakturační údaje
    5. Údaje z komunikace mezi Společností a zákazníkem
    vymáhání pohledávek, obrana proti nárokům jiných osob 5 let od konce účetního období, kterého se dokument obsahující osobní údaje týká.

    Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší, uschovává Společnost doklady a údaje po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá.

    Pokud se doklad vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku uschovává Společnost doklady a údaje do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.
    1. Údaje získané při registraci na webových stránkách užívání webových stránek Společnosti – registrace umožňuje snazší používání eshopu po dobu trvání registrace
    7. Cookies – informace získané pomocí cookies ukládaných třetími stranami (Google apod.) internetová reklama po dobu nastavenou ve vašem internetovém prohlížeči
    8. databáze zákazníků a dodavatelů komunikace, plnění smluv, uzavírání smluv nových, řešení reklamací a servisu 10 let od konce plnění smlouvy

    Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší, uschovává Společnost údaje po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá.
    2 Čísla kategorií osobních údajů uvedená v tomto sloupci odpovídají číslům kategorií uvedeným v článku II. těchto Zásad.
  • Zdroje osobních údajů

    Zpracováváme údaje, které jsme od vás obdrželi, dále pak údaje z veřejně dostupných zdrojů a rejstříků, např. z živnostenského rejstříku, i údaje od třetích stran.

  • Příjemci osobních údajů

    Společnost při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby třetích osob. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od Společnosti, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze na základě smlouvy a dle pokynů od Společnosti a nesmí je využít jinak.

    Jde o:

    • společnosti zabývající se správou a vymáháním dlužných pohledávek,
    • právní zástupce, notáře a exekutory
    • auditory
    • správce IT systémů
    • dodavatel internetové reklamy (společnost Google)
    • externí účetní kancelář
      apod.

    Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.

    Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie.

    Nepředáváme vaše osobní údaje příjemcům či zpracovatelům mimo území Evropské unie.

    Společnost v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje též správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou, jelikož některé orgány veřejné správy a další organizace jsou oprávněny vyžádat si informace o vás. Jde zejména o soudy, Policii ČR a jiné. Údaje poskytujeme výhradně jen tehdy, pokud oprávnění vyžádat si tyto údaje umožňuje zákon.

  • Způsob zpracování osobních údajů

    Společnost zpracovává osobní údaje ručně (v papírové podobě) i automatizovaně prostřednictvím IT systémů.

  • Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním

    Vaše údaje zpracováváme transparentně, korektně a v souladu se zákonem. Máte za podmínek uvedených v nařízení právo požadovat od Správce přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, právo na přenositelnost těchto údajů k jinému správci, jakož i právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud Správce při zpracování osobních údajů postupuje v rozporu s Nařízením.

  • Pověřenec pro ochranu osobních údajů

    Společnost neustanovila pověřence pro ochranu osobních údajů. Ve věci ochrany osobních údajů se na nás můžete obracet elektronicky či písemně na tyto adresy:

    poštovní adresa: GIGA FACTORY s.r.o., Rybná 716/24, Praha 1 – Staré Město, PSČ 110 00
    e-mail: dpo@gigaprace.cz