Ve společnosti GIGA FACTORY s.r.o. se sídlem Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČ: 06576737, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 284658 (dále též jen „Společnost“) věnujeme ochraně osobních údajů velkou pozornost. V souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále též jen „nařízení“ nebo „GDPR“) jsme se proto rozhodli vydat tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“).

Účelem tohoto dokumentu je především poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje Společnost jako správce zpracovává o fyzických osobách při podnikatelské činnosti, jakým způsobem, k jakým účelům a jak dlouho, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů:

• našich zákazníků a uživatelů služeb,
• našich dodavatelů a obchodních partnerů
• zástupců těchto zákazníků (uživatelů), dodavatelů a obchodních partnerů či jejich kontaktních osob,
• zájemců o naše služby,
• osob, kterým zasíláme obchodní sdělení
• návštěvníků našich webových stránek

Sdělení pro osoby, které reagují na některý inzerát zveřejněný na webových stránkách www.gigaprace.cz: údaje zadané ve formuláři (včetně případného životopisu) přijímáme a ukládáme v našem systému, abychom žádost zpracovali a předali zaměstnavateli, který nabídku zveřejnil. Podle nastavení nabídky ji zaměstnavateli doručujeme e-mailem nebo prostřednictvím jeho systému. Uchazeči také posíláme potvrzení o přijetí žádosti. Provozní údaje související s podáním, například IP adresa, informace o prohlížeči a identifikátor relace, můžeme zpracovávat pro zabezpečení, prevenci zneužití a řešení chyb. Automatické kontroly bezpečnosti a prevence zneužití mohou označit žádost k opravě nebo pozastavit její předání; v případě problému můžete údaje opravit nebo se na nás obrátit. Zaměstnavatel dále zpracovává údaje pro vlastní náborové účely a odpovídá za informace o tomto zpracování; žádost proto může být předána i jeho smluvnímu poskytovateli náborového systému. Pro uplatnění práv se můžete obrátit na nás i na zaměstnavatele. Konkrétní role jednotlivých stran a doby uchování musí být vyhodnoceny podle daného účelu a toku údajů.

• Správce osobních údajů

  Správcem osobních údajů je Společnost (identifikační údaje Společnosti viz výše).
  Kontaktní údaje, kam můžete směřovat své dotazy a požadavky ohledně zpracování osobních údajů:
  poštovní adresa: GIGA FACTORY s.r.o., Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1
  e-mail: [email protected]
  

• Kategorie osobních údajů

  Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je Společnost schopná identifikovat.
  V souvislosti s podnikáním Společnost nakládá následujícími typy (kategoriemi) osobních údajů ¹:

  1. Identifikační a kontaktní údaje pro smluvní vztahy

     Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy mezi Společností a vámi nebo jednání o takové smlouvě. Jedná se zejména o váš akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firmu, datum narození, IČO, DIČ, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, podpis apod. Jde i o akademický titul, jméno a příjmení, funkci a podpis vašich zástupců či pověřených osob.
     
     Kontaktní údaje zpracováváme proto, abychom Vás mohli v případě potřeby v souvislosti se smlouvou kontaktovat, jedná se zejména o telefonní číslo a e-mail váš a vašich zástupců či pověřených osob.

  2. Údaje o službách

     Zpracováváme údaje o tom, jaké služby si u nás objednáváte.

  3. Platební údaje

     Evidujeme údaje o objednávce a platbě, zejména částku, měnu, stav, časové údaje a identifikátor platby nebo poskytovatele. Údaje platební karty zpracovává při online platbě poskytovatel platební služby; naše aplikace neukládá úplné číslo karty.

  4. Fakturační údaje

     Zpracováváme údaje, jako jsou vaše jméno a příjmení, fakturační adresa, údaje o zakoupené službě a její ceně, nezbytné proto, abychom vám mohli vystavit vyúčtování za služby a mohli splnit povinnost vést účetnictví, jak nám ukládá zákon.

  5. Údaje z komunikace mezi Společností a zákazníkem

     Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb mezi Společností a zákazníkem, zejména jde o písemnou a elektronickou komunikaci a záznamy o jejím vyřízení.

  6. Údaje získané při registraci na webových stránkách

     Jde o údaje, které zadáte při registraci na našich webových stránkách, jako je akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firma, datum narození, IČO, DIČ, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání.

  7. Cookies

     Nezbytný soubor cookie cc_cookie ukládá volbu kategorií po dobu 182 dnů. Analytiku, marketing a podporu můžete zvlášť povolit nebo odmítnout. Google Tag Manager se spustí po souhlasu s analytikou nebo marketingem a příslušné Google consent signály se nastavují samostatně. Údaje o žádosti se do jeho dataLayer předávají až po souhlasu s oběma kategoriemi; jde o jméno, příjmení, e-mail a telefon uchazeče a případně údaje o místě inzerované práce (obec, kraj, PSČ a země). Nastavení můžete kdykoli změnit; po odvolání souhlasu se stránka znovu načte.

  8. Databáze zákazníků a dodavatelů

     Pokud jsme již s někým navázali obchodní kontakt, uchováváme v naší databázi jeho identifikační a kontaktní údaje, jako je akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firmu, IČO, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, telefonní číslo a e-mail. tyto údaje využíváme ke komunikaci, plnění smluv, uzavírání smluv nových, řešení reklamací a servisu.

  9. Údaje pro marketingové účely

     Pro marketingové účely využíváme databázi našich stávajících zákazníků, jakož i seznam osob, které se našimi zákazníky teprve mohou stát. V tomto seznamu máme jejich akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firmu, IČO, adresu trvalého pobytu, adresu sídla nebo místa podnikání, telefonní číslo a e-mail.
     
     Obchodní sdělení rozesíláme formou listinné korespondence, emailu, internetu, mobilních aplikací a sociálních sítí.
     
     Pokud jde o zasílání obchodních sdělení elektronickou poštou stávajícím zákazníkům Společnosti o stejných nebo obdobných výrobcích či službách Společnosti, jde o použití osobních údajů, k němuž nepotřebujeme Váš souhlas.
     
     V ostatních případech jsou tyto údaje používány na základě vašeho souhlasu se zasíláním obchodních sdělení.

  ¹ Některé osobní údaje spadají do více kategorií, takže se mohou v přehledu i vícekrát opakovat.
• Účel a právní základ pro zpracování

  Vaše údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro příslušný účel – např. abychom mohli poskytovat služby. Jsou to i případy, kdy sjednáváme novou smlouvu. Povinnost zpracovávat vaše údaje nám stanoví i řada právních předpisů, např. zákon o účetnictví, o DPH, o daních z příjmů atp.
  
  Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu Společnosti nebo na základě zákona, pro jiné pouze na základě vašeho souhlasu. Ke zpracování osobních údajů z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Společnosti váš souhlas nepotřebujeme. Osobní údaje zpracováváme v rozsahu potřebném pro tyto účely a podle příslušného právního důvodu.

• Doba zpracování a uložení osobních údajů

  Osobní údaje zpracováváme v rozsahu a po dobu potřebnou pro uvedené účely, pro splnění příslušných právních povinností a pro uplatnění nebo obranu právních nároků. Účetní a daňové doklady podléhají lhůtám stanoveným právními předpisy. Konkrétní dobu nelze určit jednotně pro všechny údaje a situace.
  
  Pokud používáme údaje na základě vašeho souhlasu, činíme tak pouze po dobu, po kterou tento souhlas trvá, nemáme-li poté jiný zákonný důvod.
  
  Doba uchování závisí na účelu, právním důvodu a případných zákonných povinnostech. Níže uvedený přehled uvádí účely a obecná kritéria doby uchování.

  Kategorie osobních údajů	Účel	Doba zpracování - uchovávání
  1. Identifikační a kontaktní údaje pro smluvní vztahy	jednání o uzavření smlouvy	Po dobu potřebnou k jednání o smlouvě a případnému uplatnění či obraně právních nároků.
  1. Identifikační a kontaktní údaje pro smluvní vztahy 2. Údaje o službách 3. Platební údaje 4. Fakturační údaje	plnění uzavřené smlouvy – poskytování služeb, řešení reklamací, fakturace	Po dobu stanovenou příslušnými účetními a daňovými předpisy a nezbytnou k ochraně práv.
  3. Platební údaje	identifikace a prokázání původu plateb	Po dobu stanovenou příslušnými účetními a daňovými předpisy a nezbytnou k ochraně práv.
  4. Fakturační údaje	vystavení účetního či daňového dokladu, vedení účetnictví, placení daní	Po dobu stanovenou příslušnými účetními a daňovými předpisy a nezbytnou k ochraně práv.
  9. Údaje pro marketingové účely	zasílání obchodních sdělení elektronickou poštou stávajícím zákazníkům Společnosti o službách Společnosti.	Po dobu trvání příslušného právního důvodu zpracování.
  9. Údaje pro marketingové účely	jiný než výše uvedený marketing služeb telemarketing	po dobu platnosti souhlasu; souhlas můžete kdykoli odvolat záznam o souhlasu může být zpracováván v rozsahu potřebném k doložení jeho udělení a řešení případných nároků
  1. Identifikační a kontaktní údaje pro smluvní vztahy 2. Údaje o službách 3. Platební údaje 4. Fakturační údaje 5. Údaje z komunikace mezi Společností a zákazníkem	vymáhání pohledávek, obrana proti nárokům jiných osob	Po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy a nezbytnou k uplatnění či obraně právních nároků. Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší, uschovává Společnost doklady a údaje po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá. Pokud se doklad vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku uschovává Společnost doklady a údaje do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.
  1. Údaje získané při registraci na webových stránkách	užívání webových stránek Společnosti – registrace umožňuje snazší používání eshopu	Po dobu, kdy je registrace vedena a její údaje jsou potřebné pro provoz účtu nebo splnění právních povinností.
  Nezbytný soubor cookie cc_cookie – uložená volba kategorií	uložení volby cookies; volitelná analytika, marketing a podpora jen podle souhlasu	cc_cookie: 182 dnů
  8. databáze zákazníků a dodavatelů	komunikace, plnění smluv, uzavírání smluv nových, řešení reklamací a servisu	Po dobu trvání vztahu a dále v rozsahu potřebném pro právní povinnosti nebo uplatnění či obranu nároků. Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší, uschovává Společnost údaje po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá.

  ² Čísla kategorií osobních údajů uvedená v tomto sloupci odpovídají číslům kategorií uvedeným v článku II. těchto Zásad.
• Zdroje osobních údajů

  Zpracováváme údaje, které jsme od vás obdrželi, dále pak údaje z veřejně dostupných zdrojů a rejstříků, např. z živnostenského rejstříku, i údaje od třetích stran.

• Příjemci osobních údajů

  Společnost při plnění svých závazků využívá také služby třetích osob. Jejich postavení při zpracování osobních údajů závisí na konkrétní službě a účelu: některé mohou jednat jako zpracovatelé, jiné jako samostatní správci. Pokud dodavatel zpracovává osobní údaje jménem Společnosti, jeho role a povinnosti se řídí příslušným ujednáním o zpracování podle GDPR.
  
  Jde o:

  • společnosti zabývající se správou a vymáháním dlužných pohledávek,
  • právní zástupce, notáře a exekutory
  • auditory
  • správce IT systémů
  • Google Tag Manager – načítá se po souhlasu s analytikou nebo marketingem; příslušné Google consent signály se nastavují samostatně
  • externí účetní kancelář
    apod.

  Pokud dodavatel zpracovává osobní údaje jménem Společnosti, jeho role a povinnosti se řídí příslušným ujednáním o zpracování podle GDPR. Některé služby mohou údaje zpracovávat pro vlastní účely jako samostatní správci.
  
  Společnost v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje též správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou, jelikož některé orgány veřejné správy a další organizace jsou oprávněny vyžádat si informace o vás. Jde zejména o soudy, Policii ČR a jiné. Údaje poskytujeme výhradně jen tehdy, pokud oprávnění vyžádat si tyto údaje umožňuje zákon.

• Způsob zpracování osobních údajů

  Společnost zpracovává osobní údaje ručně (v papírové podobě) i automatizovaně prostřednictvím IT systémů.

• Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním

  Vaše údaje zpracováváme transparentně, korektně a v souladu se zákonem. Máte za podmínek uvedených v nařízení právo požadovat od Správce přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, právo na přenositelnost těchto údajů k jinému správci, jakož i právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud Správce při zpracování osobních údajů postupuje v rozporu s Nařízením.

• Pověřenec pro ochranu osobních údajů

  Společnost neustanovila pověřence pro ochranu osobních údajů. Ve věci ochrany osobních údajů se na nás můžete obracet elektronicky či písemně na tyto adresy:
  
  poštovní adresa: GIGA FACTORY s.r.o., Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1
  e-mail: [email protected]